La CEO que prometió ‘despedir a cualquiera que no use IA’ admite que la tecnología no puede sustituir a su asistente ejecutiva a medida que evoluciona el puesto

Con sus cifras ya en declive, los secretarios y asistentes administrativos se enfrentan a otra amenaza creciente: las herramientas de inteligencia artificial como ChatGPT y Claude, que pueden realizar aspectos de su carga de trabajo con un solo toque.

Los datos de proyección de empleo ofrecen un panorama desolador para esta profesión dominada por mujeres, que puede ser especialmente vulnerable al desplazamiento laboral inducido por la IA en comparación con el resto de la fuerza laboral. Sin embargo, algunos administrativos están adoptando la tecnología, e incluso utilizándola como herramienta para avanzar.

Deanna Danger, de 43 años, trabaja en un puesto administrativo desde 2003. Afirma que adaptarse y adelantarse a los acontecimientos es una parte clave de su papel, en constante cambio, y la IA no es una excepción.

"Lo único que tienes que hacer es evolucionar", dice.

Danger empezó a utilizar la IA profesionalmente en 2022, aprendiendo mediante la experimentación y la colaboración con otros administrativos. Hoy en día, ya no toma notas en las reuniones; ha configurado Copilot y ChatGPT para que lo hagan por ella. Eso le ha permitido "participar realmente en las reuniones, y no solo preocuparme de asegurarme de que he escrito todo lo que se ha dicho", afirma Danger, asistente ejecutiva del director de información de la Universidad de Vanderbilt. "Honestamente, lo que antes me llevaba horas, ahora lo termino en menos de cinco minutos".

Cómo — y en qué medida — la IA podría remodelar su profesión está por verse, pero los puestos de asistente administrativo y secretario llevan décadas disminuyendo. En 2004, unas 3,5 millones de personas trabajaban en este rol —casi el 97% de ellas mujeres, según los datos de la Encuesta de Población Actual. Veinte años después, esa cifra se redujo a 2,1 millones, a pesar del crecimiento general de la fuerza laboral durante el mismo periodo. Y, a excepción de los secretarios médicos y los asistentes administrativos —una categoría que se prevé que crezca un 4% de aquí a 2034 gracias al crecimiento del sector sanitario—, los economistas de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. prevén un declive continuado en la profesión.

La tasa de desempleo de los trabajadores de apoyo administrativo y de oficina —una categoría más amplia que también incluye a auxiliares de contabilidad, trabajadores de servicios postales y otros— subió al 4% frente al 3,6% de junio del año pasado, según los datos del Departamento de Trabajo publicados el jueves, aunque ese nivel sigue siendo inferior a la tasa de desempleo general.

"La historia general en las ocupaciones de oficina y administrativas desde el punto de vista de las proyecciones en los últimos ciclos ha sido la de tecnologías que mejoran la productividad, limitando la demanda de empleo", afirma Emily Rolen, economista jefe de la división de proyecciones de empleo de la BLS. Los avances tecnológicos —procesamiento de textos, transcripción de voz a texto, herramientas y aplicaciones de programación— han transformado las funciones de los profesionales administrativos y han contribuido al declive general.

Los trabajadores administrativos y de oficina pueden estar más expuestos al desplazamiento laboral inducido por la IA que otros profesionales porque "carecen de capacidad de adaptación debido a unos ahorros limitados, una edad avanzada, escasas oportunidades locales y/o conjuntos de habilidades reducidos", según un informe de la Brookings Institution publicado en enero. Alrededor del 86% de estos 6 millones de trabajadores son mujeres.

De hecho, hay más secretarios y asistentes administrativos de 55 años o más en comparación con el conjunto de la fuerza laboral (34% frente a 23%), la remuneración media es inferior a la de todos los trabajadores estadounidenses (47.460 $ frente a 49.500 $), y un título de secundaria es suficiente para muchos puestos de nivel inicial.

Pero lo que los datos laborales no captan —como señala el informe de Brookings— es la capacidad del individuo para navegar en un entorno cambiante, incluidos asistentes administrativos como Danger, que afirman que "son mucho más capaces de lo que la gente cree".

Danger organiza un café virtual quincenal para colegas a través de la American Society of Administrative Professionals, un grupo profesional que afirma contar con unos 132.000 miembros. Los participantes en una sesión de mayo compartieron sus casos de uso de la IA: crear folletos, buscar restaurantes para eventos ejecutivos, idear textos para las cuentas de redes sociales de la empresa, redactar el lenguaje de los procedimientos operativos estándar, y más.

Pero, a pesar del ambiente general de entusiasmo, algunos participantes plantearon preocupaciones, como la seguridad de los datos y la falta de regulación de la IA. Otros subrayaron que la IA no puede, ni podrá, sustituir la inteligencia emocional y las habilidades de creación de relaciones que son sello distintivo de un administrativo de éxito.

Fiona Young, fundadora de Carve, una empresa centrada en formar a asistentes ejecutivos en IA, afirma que ha observado "un cambio masivo en la demanda" de sus servicios desde 2023. Young, que también fue asistente ejecutiva, dice que ha impartido formación en IA a profesionales administrativos de todo el mundo, incluidas empresas como Google, Amazon, Uber, Salesforce y LinkedIn. En su experiencia, los empleadores quieren que el personal sea capaz de aprovechar la IA: "no solo entenderla superficialmente, sino utilizarla genuinamente como parte integral de la forma en que la gente trabaja cada día", afirma.

Oana Manolache adopta una postura aún más contundente. La fundadora y consejera delegada de Sequel.io, una plataforma que permite a las empresas alojar seminarios web en sus propios sitios web, escribió en un post de LinkedIn el año pasado: "Despediré a cualquiera que no utilice la IA".

Pero incluso Manolache afirma que la IA no podría sustituir a su asistente ejecutiva, Stephanie Martinez.

Manolache cuenta que Martinez utiliza la IA para "liberarse" de tareas como tomar notas y preparar reuniones, y así centrarse en el "trabajo humano" de fomentar la conexión del equipo, tomar decisiones, comprender las relaciones de los ejecutivos con las partes interesadas y comunicarse en consecuencia.

Puede que la IA pueda sustituir al asistente "tradicional", pero "no sustituye lo que hace ahora un asistente ejecutivo, ya que el papel ha evolucionado", afirma Manolache.

Martinez trabaja a distancia desde El Salvador a través de Viva Talent, que —como otro ejemplo del panorama cambiante de este rol— forma y conecta a asistentes de América Latina y del Sur principalmente con empresas tecnológicas estadounidenses.

"Las personas que realmente quieren tener éxito en este papel tienen una oportunidad enorme", afirma Manolache. "Esta persona tiene acceso a la información de toda la organización".

Por ejemplo, cuando la empresa quiso impulsar más reseñas de clientes en una plataforma de reseñas de software, Martinez, que gestiona la mayoría de las facturas y la facturación, abordó el problema de forma innovadora. Utilizó la IA para filtrar todas las comunicaciones con los clientes, identificar a los buenos candidatos para las reseñas y redactar correos electrónicos de contacto. Sin la IA, "le habría llevado muchísimo tiempo hacer esto", afirma Manolache, añadiendo que también liberó a Martinez para "pensar de forma creativa".

Esa libertad para implementar la IA estratégicamente es tan importante como la educación y la formación, ya que muchos asistentes están interesados en adoptar la IA pero carecen del tiempo necesario para incorporarla, afirma Melissa Peoples, coach de asistentes ejecutivos en Austin, Texas, y ex asistente ejecutiva de la alta dirección.

La dinámica de género complica aún más ese reto en una industria dominada por mujeres que a menudo trabajan con líderes masculinos, afirma Peoples.

"Ves a los que son pioneros, que lo están haciendo genial, que están asociados con ejecutivos que les empoderan de verdad y que pueden hacer todas estas cosas", dice. "Y luego ves la otra cara de la moneda, donde literalmente le dicen a los asistentes: 'No eres lo suficientemente inteligente para estar en la sala. Solo tráeme mi café'".

Con una formación eficaz en IA, los administrativos pueden "encontrar su voz" y "tener un mayor impacto para estar protegidos contra lo que va a ocurrir a medida que la IA agente se vuelva más habitual y accesible". 

Esta historia se publicó originalmente en Fortune.com