Điều hành doanh nghiệp có nghĩa là đưa ra những lựa chọn thông minh về những gì bạn mua và số tiền bạn chi tiêu. Một trong những thách thức lớn nhất mà các công ty phải đối mặt là nhận được giá tốt nhất từ các nhà cung cấp khác nhau. Đây là lúc phần mềm yêu cầu báo giá ra đời để hỗ trợ. Hãy để tôi giải thích cách công nghệ này giúp việc mua hàng trở nên dễ dàng và thông minh hơn cho doanh nghiệp.
RFQ là gì?
Trước khi đi sâu vào, hãy cùng tìm hiểu RFQ có nghĩa là gì. RFQ là viết tắt của Request for Quotation (Yêu cầu báo giá). Về cơ bản, đó là khi một công ty hỏi các người bán khác nhau, "Bạn sẽ tính giá bao nhiêu cho sản phẩm hoặc dịch vụ này?" Hãy nghĩ về nó giống như khi bạn so sánh giá ở các cửa hàng khác nhau trước khi mua một chiếc điện thoại mới. Các công ty làm điều tương tự, nhưng họ xử lý các giao dịch mua lớn hơn nhiều.
Cách cũ rất khó khăn
Trong quá khứ, các doanh nghiệp xử lý RFQ bằng giấy tờ, email và bảng tính. Hãy tưởng tượng việc theo dõi hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm báo giá trong các chuỗi email khác nhau. Nó rất lộn xộn và tốn thời gian. Mọi người sẽ lãng phí hàng giờ để sắp xếp thông tin, và đôi khi các chi tiết quan trọng bị thất lạc trong quá trình xử lý. Sai sót xảy ra liên tục vì mọi thứ đều được thực hiện bằng tay.
Phần mềm thay đổi mọi thứ như thế nào
Phần mềm yêu cầu báo giá giống như có một trợ lý siêu có tổ chức, người không bao giờ quên bất cứ điều gì. Công nghệ này đặt tất cả các yêu cầu mua hàng của bạn vào một nơi mà mọi người đều có thể thấy. Thay vì gửi email riêng lẻ cho từng nhà cung cấp, bạn có thể gửi yêu cầu cho tất cả họ cùng một lúc chỉ với vài cú nhấp chuột.
Phần mềm tự động giữ mọi thứ được sắp xếp. Tất cả các báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau xuất hiện ở một chỗ, giúp dễ dàng so sánh giá cạnh nhau. Bạn có thể xem công ty nào đưa ra giao dịch tốt nhất mà không cần tạo bảng tính phức tạp hoặc sắp xếp qua đống giấy tờ.
Lợi ích chính quan trọng
Tiết kiệm thời gian: Những gì trước đây mất nhiều ngày hoặc nhiều tuần giờ chỉ mất vài giờ. Phần mềm thực hiện công việc nặng nhọc, vì vậy nhóm của bạn có thể tập trung vào việc đưa ra quyết định tốt thay vì xử lý giấy tờ.
Tổ chức tốt hơn: Mọi thứ đều được lưu trữ ở một vị trí kỹ thuật số. Không còn phải tìm kiếm qua các email cũ hoặc tài liệu bị mất. Nếu bạn cần tìm báo giá từ ba tháng trước, bạn có thể lấy nó ra trong vài giây.
Ít sai sót hơn: Khi con người nhập cùng một thông tin nhiều lần, lỗi sẽ xảy ra. Phần mềm giảm thiểu những sai sót này bằng cách tự động điền vào các chi tiết và giữ thông tin nhất quán.
Quyết định thông minh hơn: Với tất cả các báo giá được sắp xếp rõ ràng, bạn có thể dễ dàng phát hiện ra giá và điều khoản tốt nhất. Phần mềm thậm chí có thể làm nổi bật những khác biệt quan trọng giữa các đề nghị.
Giao tiếp được cải thiện: Các nhà cung cấp có thể gửi báo giá của họ trực tiếp qua hệ thống. Mọi người luôn được cập nhật, và ít gây nhầm lẫn qua lại hơn.
Hiểu về quản lý RFQ
Quản lý RFQ là quá trình xử lý tất cả các yêu cầu báo giá của bạn từ đầu đến cuối. Quản lý RFQ tốt có nghĩa là theo dõi mọi thứ đúng cách, giao tiếp rõ ràng với các nhà cung cấp và lựa chọn các phương án tốt nhất cho công ty của bạn. Phần mềm làm cho toàn bộ quá trình này trôi chảy và đáng tin cậy hơn.
Khi bạn có quản lý RFQ phù hợp, bạn cũng xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các nhà cung cấp. Họ đánh giá cao giao tiếp rõ ràng và quy trình có tổ chức. Điều này có thể dẫn đến các giao dịch tốt hơn và quan hệ đối tác đáng tin cậy hơn theo thời gian.
Tác động thực tế
Các công ty sử dụng phần mềm này báo cáo tiết kiệm được một lượng tiền đáng kể. Khi bạn có thể dễ dàng so sánh mười nhà cung cấp khác nhau thay vì chỉ ba, bạn có nhiều khả năng tìm được giá tốt hơn. Một số doanh nghiệp cắt giảm chi phí mua hàng từ mười đến hai mươi phần trăm chỉ bằng cách sử dụng các công cụ tốt hơn.
Phần mềm cũng tạo ra các hồ sơ hữu ích. Nếu ai đó hỏi, "Tại sao chúng ta chọn nhà cung cấp này vào năm ngoái?" bạn có tất cả thông tin sẵn sàng để giải thích quyết định của mình. Sự minh bạch này giúp các công ty đưa ra lựa chọn nhất quán và công bằng.
Hoàn hảo cho các doanh nghiệp đang phát triển
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hưởng lợi nhiều nhất từ công nghệ này. Họ thường không có bộ phận mua hàng lớn, vì vậy bất cứ điều gì giúp việc mua hàng dễ dàng hơn sẽ giúp họ cạnh tranh với các công ty lớn hơn. Phần mềm tạo ra sân chơi bình đẳng bằng cách mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ hơn sức mạnh tổ chức tương tự như các tập đoàn lớn.
Kết luận
Phần mềm yêu cầu báo giá biến đổi một quy trình phức tạp, lộn xộn thành thứ gì đó đơn giản và có tổ chức. Nó tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và giúp doanh nghiệp tìm được các giao dịch tốt hơn. Trong thế giới cạnh tranh ngày nay, việc có các công cụ phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt giữa khó khăn và thành công. Nếu công ty của bạn vẫn xử lý RFQ theo cách cũ, chuyển sang phần mềm hiện đại có thể là một trong những động thái thông minh nhất bạn thực hiện trong năm nay.
