Hướng dẫn từng bước tạo hóa đơn trực tuyến

Bước 1: Chọn công cụ lập hóa đơn trực tuyến

Chọn nền tảng phù hợp với nhu cầu của bạn. Các lựa chọn phổ biến bao gồm:

• Tạo hóa đơn trực tuyến

 (ví dụ: công cụ kế toán, nền tảng freelancer)

• Trình tạo hóa đơn trực tuyến
• Mẫu bảng tính có thể xuất sang PDF

Mẹo: Tìm kiếm các tính năng như tính toán tự động, hỗ trợ thuế và xuất PDF/email.

Bước 2: Thiết lập thông tin doanh nghiệp của bạn

Nhập thông tin chi tiết của bạn, thường ở đầu hóa đơn:

• Tên doanh nghiệp
• Logo (tùy chọn)
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Email
• Mã số thuế hoặc số VAT (nếu có)

Bước 3: Thêm thông tin khách hàng

Bao gồm:

• Tên khách hàng hoặc tên công ty
• Địa chỉ thanh toán
• Email khách hàng
• Mã số thuế khách hàng (nếu cần)

Bước 4: Tạo số hóa đơn duy nhất

Chỉ định số hóa đơn duy nhất cho mục đích theo dõi và kế toán.
Ví dụ:

• INV-001
• 2026-015

Bước 5: Đặt ngày hóa đơn và ngày đến hạn

• Ngày hóa đơn: Khi hóa đơn được phát hành
• Ngày đến hạn: Khi thanh toán được mong đợi (ví dụ: Net 7, Net 14, Net 30)

• Sử dụng bố cục hóa đơn rõ ràng và đơn giản.

• Giữ tất cả giá cả minh bạch và dễ đọc.

• Luôn kiểm tra kỹ thông tin chi tiết của khách hàng.

• Thêm phương thức thanh toán của bạn một cách rõ ràng.

• Bao gồm ghi chú thanh toán ngắn hoặc điều khoản.

• Lưu bản sao của mỗi hóa đơn cho hồ sơ của bạn.

Bước 6: Liệt kê sản phẩm hoặc dịch vụ

Đối với mỗi mục, bao gồm:

• Mô tả sản phẩm/dịch vụ
• Số lượng hoặc số giờ làm việc
• Giá hoặc đơn giá
• Tổng dòng

• Đảm bảo tất cả các chi tiết đều chính xác trước khi gửi.

• Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và định dạng rõ ràng.

Bước 7: Thêm thuế, giảm giá hoặc phí

• Áp dụng thuế bán hàng hoặc VAT nếu được yêu cầu
• Bao gồm giảm giá, trình tạo hóa đơn chuyên nghiệp , phí vận chuyển hoặc phí dịch vụ
• Đảm bảo tổng số cập nhật tự động
  kiểm tra tổng số tiền cẩn thận và gửi hóa đơn cho khách hàng của bạn ở định dạng PDF hoặc email.
  

Bước 8: Xem xét tổng số tiền

Kiểm tra:

• Tổng phụ
• Số tiền thuế
• Tổng số tiền cuối cùng phải trả
  

Độ chính xác ở đây ngăn chặn sự chậm trễ trong thanh toán.

Tạo hóa đơn trực tuyến nhanh chóng và dễ dàng. Chỉ cần chọn một công cụ lập hóa đơn đáng tin cậy, nhập thông tin doanh nghiệp và khách hàng của bạn, và thêm số hóa đơn duy nhất. Bao gồm ngày hóa đơn và ngày đến hạn, liệt kê sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn với giá cả, và áp dụng bất kỳ khoản thuế hoặc giảm giá nào. Cuối cùng, xem xét tổng số tiền cẩn thận và gửi hóa đơn cho khách hàng của bạn ở định dạng PDF hoặc email.