Phân tích hóa đơn, giải thích như bạn đang bận (vì bạn đang bận)

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp bán hàng cho các doanh nghiệp khác, bạn đã biết phần khó xử: bạn làm việc ngay bây giờ, gửi hóa đơn ngay bây giờ, và sau đó... chờ đợi. Ba mươi ngày. Sáu mươi. Đôi khi chín mươi. Trong khi đó, lương, nhà cung cấp, nhiên liệu, bảo hiểm và thuế không lịch sự chờ đợi cùng bạn.

Factoring hóa đơn tồn tại cho khoảng trống chính xác đó. Nói một cách dễ hiểu, đó là cách biến các hóa đơn chưa thanh toán thành tiền mặt sớm hơn bằng cách bán các hóa đơn đó cho một công ty factoring (thường được gọi là "the factor"). Factor ứng trước cho bạn phần lớn giá trị hóa đơn một cách nhanh chóng, sau đó thu thanh toán đầy đủ từ khách hàng của bạn sau này. Khi khách hàng thanh toán, factor gửi cho bạn phần còn lại, trừ đi phí của họ.

Đó là ý tưởng cốt lõi. Mọi thứ khác chỉ đơn giản là "làm thế nào" và "ai chịu rủi ro."

Cách đơn giản nhất để hình dung

Giả sử bạn lập hóa đơn cho khách hàng $10,000 với điều khoản thanh toán 60 ngày. Với factoring, bạn có thể nhận được khoản ứng trước, ví dụ, $8,500–$9,500 ngay sau khi hóa đơn được phê duyệt. Factor giữ một khoản "dự trữ" nhỏ ở phía sau. Khi khách hàng của bạn cuối cùng thanh toán $10,000, bạn nhận lại khoản dự trữ, trừ đi phí factoring và bất kỳ khoản phí nào đã thỏa thuận.

Vì vậy, factoring không phải là bạn xin ngân hàng cho vay thấu chi lớn hơn. Đó là việc chuyển đổi hóa đơn thành vốn lưu động bằng cách sử dụng chính các hóa đơn đó làm động lực. Đối với nhiều doanh nghiệp, điều này ít căng thẳng hơn so với việc theo đuổi các hạn mức tín dụng, bởi vì nguồn vốn tăng theo doanh số bán hàng.

Recourse so với non-recourse: câu hỏi "ai chịu thiệt hại?"

Một trong những phần khó hiểu nhất của factoring là recourse so với non-recourse. Đây là phiên bản dễ hiểu.

Trong recourse factoring, nếu khách hàng không thanh toán trong một số điều kiện nhất định, rủi ro có thể quay trở lại bạn. Điều đó có thể có nghĩa là bạn phải mua lại hóa đơn, thay thế bằng một hóa đơn đủ điều kiện khác, hoặc hoàn trả khoản ứng trước.

Trong non-recourse factoring, factor chấp nhận nhiều rủi ro tín dụng hơn, thường gắn liền với các tình huống cụ thể như phá sản. Nó thường tốn kém hơn vì factor đang chấp nhận rủi ro lớn hơn.

Sắc thái quan trọng: "non-recourse" không tự động có nghĩa là "bạn được bảo vệ với mọi lý do ai đó có thể không thanh toán." Tranh chấp, khiếu nại về chất lượng, thiếu tài liệu và vấn đề giao hàng vẫn có thể quay trở lại người bán. Một thỏa thuận tốt sẽ rõ ràng về chính xác những gì được bao gồm.

Phí factoring thực sự trông như thế nào?

Chi phí factoring khác nhau, nhưng hầu hết các mức giá được xây dựng từ một vài thành phần chung.

Thường có phí factoring (đôi khi được gọi là phí chiết khấu). Đây có thể là phần trăm của hóa đơn và có thể tăng lên nếu hóa đơn chưa được thanh toán lâu hơn. Một số thiết lập bao gồm phí dịch vụ bổ sung, phí chuyển khoản ngân hàng, phí tối thiểu hàng tháng hoặc phí cho hoạt động thu hồi công nợ.

Phần khó khăn không phải là hiểu cấu trúc phí—mà là quản lý nó một cách chính xác trên một khối lượng lớn hóa đơn, đặc biệt khi hành vi thanh toán trong thế giới thực trở nên phức tạp. Factoring là một trong những doanh nghiệp mà một số lượng nhỏ các trường hợp ngoại lệ có thể tạo ra một vấn đề hoạt động lớn: thanh toán một phần, thanh toán thiếu, thanh toán gộp bao gồm nhiều hóa đơn, thông báo tín dụng, tranh chấp và thông tin chuyển tiền muộn.

Đó là lý do tại sao các công ty factoring không chỉ cần "phần mềm kế toán." Họ cần kỷ luật quy trình và tự động hóa.

Nơi factoring trở nên "thực tế"

Trên giấy tờ, factoring trông gọn gàng: hóa đơn vào, tiền ra, khách hàng thanh toán, đóng lại.

Trong thực tế, hóa đơn đến với các định dạng khác nhau. Người nợ thanh toán muộn hoặc không nhất quán. Một khách hàng có thể thanh toán $27,436.18 mà không có lời giải thích rõ ràng về hóa đơn nào nó bao gồm. Ai đó yêu cầu khấu trừ. Ai đó yêu cầu thông báo tín dụng. Một người nợ khác thanh toán vào sai tài khoản ngân hàng. Trong khi đó, bạn vẫn cần tính lãi suất và hoa hồng, theo dõi dự trữ, giám sát hạn mức tín dụng và giữ cho báo cáo của bạn đủ chính xác để bạn thực sự có thể tin tưởng vào nó.

Nếu bạn là factor, những chi tiết này chính là công việc. Nếu bạn là khách hàng, những chi tiết này xác định liệu factoring có cảm giác như một công cụ dòng tiền mượt mà hay không—hay một mớ rối rắm của các báo cáo và bất ngờ.

SOFT4Factoring giúp đỡ như thế nào ở những nơi thực sự quan trọng

Một hoạt động factoring trở nên có khả năng mở rộng khi hệ thống thực hiện công việc lặp đi lặp lại một cách đáng tin cậy: đưa hóa đơn vào, xác thực chúng với các thỏa thuận, tính toán ứng trước và phí, theo dõi dự trữ, khớp thanh toán và giữ một dấu vết rõ ràng về những gì đã xảy ra và tại sao.

SOFT4Factoring được xây dựng đặc biệt cho quy trình factoring, đây là một sự khác biệt có ý nghĩa so với các thiết lập AR chung hoặc "tài chính cộng bảng tính". Nó được thiết kế để quản lý các đối tượng factoring chính—khách hàng, người nợ, thỏa thuận, hóa đơn, giải ngân, phí và hoạt động liên quan đến thu hồi công nợ—ở một nơi, để các đội không liên tục đối chiếu giữa các công cụ không kết nối.

Một vài ví dụ thực tế về nơi điều này quan trọng:

Nếu doanh nghiệp của bạn nhận hóa đơn dưới dạng PDF (điều này phổ biến), khả năng thu thập và quét hóa đơn giảm việc nhập thủ công và các lỗi đi kèm với nó. Nếu mô hình định giá của bạn bao gồm hoa hồng và lãi suất, tính toán tự động giữ cho bạn nhất quán trên hàng nghìn hóa đơn và giúp giải thích phí một cách rõ ràng hơn cho khách hàng. Nếu bạn tài trợ cho khách hàng thường xuyên, logic giải ngân tự động giúp đảm bảo bạn đang ứng trước đúng số tiền theo đúng quy tắc, mà không cần ai đó làm toán bảng tính mỏng manh.

Và nếu bạn mệt mỏi với việc khách hàng hỏi những câu hỏi giống nhau—"cái gì đã được phê duyệt," "nguồn vốn khả dụng của tôi là bao nhiêu," "còn chưa trả là bao nhiêu," "phí nào đã được tính"—một cách tiếp cận cổng thông tin khách hàng có thể giảm bớt nhiều áp lực cho đội của bạn đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Một kịch bản nhanh "một ngày trong cuộc sống"

Hãy tưởng tượng một công ty nhân sự factoring hàng tuần. Họ tải lên hóa đơn mỗi thứ Sáu. Bạn phê duyệt các hóa đơn đủ điều kiện, ứng trước tiền, và sau đó chờ nhiều người nợ thanh toán theo thời gian—thường với các khoản thanh toán một phần và ghi chú chuyển tiền khó hiểu.

Trong một thiết lập được vận hành tốt, hệ thống kiểm tra tính đủ điều kiện của hóa đơn theo thỏa thuận, tính toán ứng trước và phí tự động, đăng giải ngân một cách gọn gàng, theo dõi số dư dự trữ và khớp các khoản thanh toán đến với hóa đơn một cách chính xác nhất có thể trong khi đánh dấu các ngoại lệ để con người xem xét. Đội của bạn dành thời gian giải quyết các vấn đề thực sự thay vì theo đuổi các phép tính cơ bản và lỗi nhập dữ liệu.

Đó là sự khác biệt giữa "factoring mở rộng" và "factoring sụp đổ dưới sự quản trị của chính nó."

Kết luận

Factoring hóa đơn đơn giản là một cách để được thanh toán nhanh hơn bằng cách chuyển đổi các hóa đơn chưa thanh toán thành tiền mặt thông qua một factor ứng trước tiền và thu sau. Khái niệm rất dễ. Việc thực hiện trở nên phức tạp vì thanh toán rối rắm, phí phải được tính toán nhất quán và kiểm soát hoạt động quan trọng.

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp factoring (hoặc đang lên kế hoạch), việc có được hệ thống phù hợp sớm tạo ra sự khác biệt đáng chú ý. SOFT4Factoring được thiết kế cho quy trình factoring từ đầu đến cuối—tiếp nhận hóa đơn, phê duyệt, tài trợ, tính toán phí, khớp thanh toán và khả năng hiển thị cho cả đội của bạn và khách hàng của bạn—để lời hứa dễ hiểu của factoring ("tiền nhanh hơn, chờ đợi ít hơn") thực sự đứng vững khi bạn đang xử lý các hóa đơn thực tế ở khối lượng thực tế.