Chuyển đổi số không còn là từ khóa mới mẻ trong giới kinh doanh và công nghệ, cũng như ứng dụng của nó trong thế giới thực không còn chỉ dành riêng cho các gã khổng lồ công nghệ. Nó đã trở thành nhu cầu thiết yếu cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô thuộc mọi ngành để duy trì khả năng cạnh tranh và hiệu quả. Ở trung tâm của sự chuyển đổi này là quản lý nội dung doanh nghiệp, được gọi là ECM. Trong khi các công cụ đám mây, tự động hóa và phân tích thường được chú trọng hơn, các hệ thống ECM lặng lẽ thực hiện phần lớn công việc ở hậu trường.
ECM là gì?
Quản lý nội dung doanh nghiệp tập trung vào cách một doanh nghiệp thu thập, lưu giữ, quản lý và truy cập thông tin. Điều này bao gồm tài liệu, hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ giao tiếp và các dữ liệu phi cấu trúc khác chiếm một phần lớn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Nếu không có hệ thống có cấu trúc, các nỗ lực chuyển đổi số sẽ thất bại vì thực tế của doanh nghiệp: các tệp tin rải rác và quá nhiều luồng dữ liệu không được kết nối. Đối với các tổ chức đang đánh giá các giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp, các nền tảng như Dokmee ECM đang đi đầu trong các hệ thống hiện đại, hiệu quả.
ECM đóng vai trò gì?
Một trong những vai trò quan trọng nhất mà ECM đóng trong chuyển đổi số là tập trung hóa các luồng dữ liệu. Các doanh nghiệp hiện đại tạo ra nội dung trên nhiều phòng ban và nền tảng. Một hệ thống ECM tạo ra một cơ sở dữ liệu duy nhất. Với điều này, nhân viên có thể truy cập thông tin họ cần mà không phải mất công tìm kiếm qua email, ổ đĩa chia sẻ hoặc kho lưu trữ giấy tờ. Việc tập trung hóa hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn và giảm độ trễ hoạt động.
Một lợi ích lớn khác của quản lý nội dung doanh nghiệp là tự động hóa quy trình. Chuyển đổi số không chỉ là việc không sử dụng giấy tờ; nó còn là làm việc thông minh hơn. Các công cụ ECM tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như định tuyến tài liệu, phê duyệt và các chính sách hoạt động khác. Tự động hóa quy trình làm việc giảm thiểu hoặc loại bỏ lỗi của con người và cải thiện tính nhất quán. Nó cũng cho phép nhân viên tập trung vào công việc quan trọng hơn.
ECM giúp tuân thủ như thế nào?
Bảo mật và tuân thủ là những lĩnh vực quan trọng mà ECM hỗ trợ các sáng kiến chuyển đổi. Khi các doanh nghiệp tiếp tục số hóa nhiều hoạt động hơn, nguy cơ vi phạm dữ liệu hoặc vi phạm quy định tăng lên. Các hệ thống ECM cung cấp các mức truy cập, nhật ký kiểm toán, mã hóa và kiểm soát lưu giữ. Các tính năng này giúp doanh nghiệp đáp ứng các quy định của ngành trong khi duy trì lòng tin với khách hàng và đối tác. Các nền tảng ECM cũng cho phép cộng tác tốt hơn trong doanh nghiệp, giữa các nhóm và địa điểm. Điều này đặc biệt có lợi với sự gia tăng của các mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp. Nhân viên cần truy cập an toàn vào nội dung từ bất kỳ đâu, mà không làm giảm khả năng kiểm soát. Một giải pháp ECM mạnh mẽ quản lý các thiết bị làm việc của nhân viên và cho phép các nhóm cộng tác trên tài liệu theo thời gian thực, làm mượt mà hoạt động giữa các phòng ban.
ECM cho phép tăng trưởng và tích hợp như thế nào?
Khả năng mở rộng là một lý do khác khiến ECM rất quan trọng đối với chuyển đổi số. Khi các công ty phát triển, khối lượng nội dung của họ cũng tăng lên. Một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp được thiết kế để mở rộng cùng với doanh nghiệp, xử lý khối lượng dữ liệu tăng lên mà không làm gián đoạn quy trình làm việc. Điều này có nghĩa là năng lực tăng trưởng không bao giờ trở thành vấn đề và vẫn bền vững trong dài hạn.
Khả năng tích hợp cũng là một điểm nổi bật chính của vai trò ECM trong chuyển đổi số. Các công cụ ECM hiện đại được xây dựng để tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác, chẳng hạn như CRM và phần mềm kế toán. Sự tích hợp và kết nối này tạo ra một hệ sinh thái kỹ thuật số có khả năng và hữu ích hơn.
ECM cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu như thế nào?
Chuyển đổi số tập trung mạnh mẽ vào việc thu thập và ứng dụng dữ liệu để tạo ra những hiểu biết sâu sắc cho chiến lược. Các hệ thống ECM tổ chức nội dung để có thể tìm kiếm và phân tích được. Điều này hỗ trợ trí tuệ kinh doanh thông minh hơn và ra quyết định có thông tin hơn.
ECM đưa chuyển đổi số trở nên phổ biến như thế nào
Cuối cùng, ECM đóng vai trò nền tảng trong việc lan tỏa chuyển đổi số. Giới thiệu quản lý nội dung có cấu trúc khuyến khích trách nhiệm giải trình và minh bạch trong doanh nghiệp. Kết quả tích cực khuyến khích tính nhất quán. Nhân viên học các quy trình, điều này làm cho các sáng kiến số trong tương lai dễ thực hiện hơn. Chuyển đổi trở thành một quá trình liên tục thay vì một dự án một lần.
ECM hỗ trợ tự động hóa, bảo mật, cộng tác, khả năng mở rộng và tích hợp trong khi giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tài sản thông tin của họ. Kết luận? Các hệ thống ECM phù hợp với, cho phép và thúc đẩy các mục tiêu chuyển đổi số.
