Axolt Memperkenalkan AI Bill dan PO Capture untuk Menyederhanakan Otomasi AP

Menghilangkan alur kerja keuangan manual dan menghadirkan kontrol real-time untuk Hutang Usaha

Realitas Hutang Usaha Saat Ini

Sebagian besar pemimpin keuangan percaya bahwa fungsi Hutang Usaha mereka sudah digital.

Faktur tiba melalui email.
Sistem sudah ada.
Alur kerja sudah tersedia.

Pada permukaan, semuanya tampak modern.

Namun, jika Anda mengamati bagaimana faktur sebenarnya diproses, gambaran yang berbeda muncul.

• Data masih dimasukkan secara manual
• Purchase Order diperiksa secara manual
• Persetujuan memerlukan tindak lanjut
• Kesalahan diperbaiki setelah kejadian

Ini bukan otomasi. Ini adalah pekerjaan manual yang didukung oleh alat digital.

Masalah Inti: AP Masih Bergantung pada Manusia

Hutang Usaha terus sangat bergantung pada interpretasi manusia terhadap dokumen.

Faktur tidak diperlakukan sebagai data terstruktur.
Faktur diperlakukan sebagai file yang harus dibaca, dipahami, dan dimasukkan ke dalam sistem.

Ini menciptakan rantai ketidakefisienan.

Hambatan Entri Data

Tim keuangan menghabiskan banyak waktu untuk memasukkan:

• Detail pemasok
• Nomor faktur
• Item baris
• Nilai pajak

Bahkan dengan alat OCR, kesalahan tetap umum terjadi dan memerlukan validasi.

Keterlambatan Pencocokan Purchase Order

Mencocokkan faktur dengan Purchase Order seharusnya mudah.

Dalam praktiknya, tidak demikian.

• Referensi PO yang hilang
• Perbedaan harga atau kuantitas
• Pengiriman parsial

Masalah ini memerlukan investigasi dan intervensi manual.

Ketidakefisienan Persetujuan

Persetujuan adalah salah satu sumber keterlambatan terbesar.

Faktur sering kali:

• Menunggu di kotak masuk
• Menunggu tinjauan manajer
• Hilang dalam thread komunikasi

Tim keuangan menghabiskan banyak waktu untuk menindaklanjuti daripada memproses.

Kurangnya Visibilitas Real-Time

Pemimpin keuangan sering kali tidak memiliki jawaban langsung untuk pertanyaan dasar:

• Apa kewajiban saat ini
• Faktur mana yang tertunda
• Apa posisi kas real-time

Alasannya sederhana. Data tidak lengkap sampai pemrosesan selesai.

Propagasi Kesalahan

Satu entri yang salah dapat menyebabkan:

• Pembayaran yang salah
• Perselisihan pemasok
• Tantangan rekonsiliasi

Masalah ini melampaui AP dan memengaruhi pelaporan keuangan.

Tantangan Penskalaan

Seiring bisnis berkembang, volume faktur meningkat.

Namun, prosesnya tidak berkembang.

Hasilnya dapat diprediksi.

• Lebih banyak faktur memerlukan lebih banyak staf
• Biaya meningkat secara linier
• Efisiensi tidak membaik

Mengapa Otomasi AP Tradisional Tidak Memadai

Banyak organisasi mencoba menyelesaikan masalah ini melalui:

• Alat OCR
• Perangkat lunak alur kerja
• Integrasi ERP

Meskipun solusi ini meningkatkan aspek tertentu, mereka tidak mengatasi masalah akar.

Mereka masih bergantung pada:

• Ekstraksi data
• Validasi
• Sinkronisasi lintas sistem

Ini berarti:

• Keterlambatan tetap ada
• Kesalahan bertahan
• Visibilitas terbatas

Arsitektur itu sendiri adalah masalahnya.

Pergeseran Pendekatan: Dari Pemrosesan ke Kecerdasan

Masa depan Hutang Usaha bukan tentang memproses dokumen lebih cepat.

Ini tentang menghilangkan interpretasi manual sepenuhnya.

Faktur tidak seharusnya diproses.

Mereka harus dipahami secara otomatis dan diubah menjadi data terstruktur.

Ini adalah pergeseran dari otomasi ke kecerdasan.

Memperkenalkan Axolt AI Bill dan PO Capture

Axolt memperkenalkan AI Bill dan PO Capture sebagai bagian dari platform ERP native Salesforce-nya.

Ini bukan add-on atau integrasi eksternal.

Ini tertanam langsung dalam sistem di mana keputusan keuangan dan operasional dibuat.

AI Bill Capture: Dari Dokumen ke Data Secara Instan

Faktur dapat tiba dalam format apa pun:

• PDF
• Lampiran email
• Dokumen yang dipindai

Axolt menggunakan AI untuk:

• Membaca faktur
• Mengekstrak data kunci
• Menyusunnya dalam Salesforce

Data yang Ditangkap Meliputi

• Informasi pemasok
• Nomor dan tanggal faktur
• Item baris
• Detail pajak
• Jumlah total

Tidak ada entri manual yang diperlukan.

Faktur menjadi data terstruktur segera.

Pencocokan PO Cerdas

Axolt menghubungkan faktur langsung ke Purchase Order.

Sistem:

• Mengidentifikasi referensi PO yang relevan
• Mencocokkan item baris secara otomatis
• Mendeteksi perbedaan

Ini menangani skenario dunia nyata seperti:

• Pengiriman parsial
• Perbedaan harga
• Ketidakcocokan kuantitas

Alih-alih menghentikan proses, ini mengisolasi pengecualian.

Pemrosesan Berbasis Pengecualian

Proses AP tradisional memperlakukan setiap faktur sebagai memerlukan tinjauan.

Axolt mengubah model ini.

• Faktur standar diproses secara otomatis
• Hanya pengecualian yang memerlukan perhatian manusia

Ini secara signifikan mengurangi beban kerja dan meningkatkan efisiensi.

Alur Kerja Persetujuan Otomatis

Persetujuan dikelola melalui aturan yang telah ditentukan.

Faktur dialihkan berdasarkan:

• Ambang nilai
• Departemen
• Hierarki persetujuan

Persetujuan terjadi dalam Salesforce.

Tidak perlu tindak lanjut atau pelacakan manual.

Visibilitas Keuangan Real-Time

Karena semua aktivitas terjadi dalam satu platform, tim keuangan mendapatkan visibilitas langsung.

Mereka dapat melihat:

• Kewajiban yang belum dibayar
• Status faktur
• Dampak arus kas

Ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih akurat.

Tidak Ada Ketergantungan Integrasi

Sebagian besar alat otomasi AP bergantung pada integrasi dengan sistem ERP.

Ini memperkenalkan:

• Keterlambatan sinkronisasi data
• Tantangan rekonsiliasi
• Kompleksitas sistem

Axolt beroperasi secara native dalam Salesforce.

Ada:

• Satu model data
• Satu sistem
• Tidak ada sinkronisasi yang diperlukan

Ini menghilangkan keterlambatan pada tingkat arsitektur.

Integrasi Keuangan End-to-End

Hutang Usaha bukan fungsi yang terisolasi.

Ini terhubung ke:

• Pengadaan
• Inventaris
• Pelaporan keuangan

Axolt menyatukan proses ini.

Faktur terhubung langsung ke:

• Purchase Order
• Barang yang diterima
• Catatan keuangan

Ini menciptakan gambaran keuangan yang lengkap dan akurat.

Perbandingan Praktis

Alur Kerja AP Tradisional

1. Faktur diterima
2. Data dimasukkan secara manual
3. PO diverifikasi secara manual
4. Persetujuan diminta
5. Tindak lanjut diperlukan
6. Faktur diposting

Waktu pemrosesan diukur dalam hari.

Alur Kerja Axolt AI

1. Faktur diterima
2. AI menangkap dan menyusun data
3. PO dicocokkan secara otomatis
4. Pengecualian diidentifikasi
5. Disetujui melalui alur kerja
6. Diposting secara instan

Waktu pemrosesan dikurangi menjadi menit.

Dampak Bisnis

Pengurangan Biaya Operasional

• Lebih sedikit pekerjaan manual
• Ketergantungan jumlah karyawan lebih rendah
• Pengurangan biaya pemrosesan per faktur

Siklus Pemrosesan Lebih Cepat

• Penangkapan data langsung
• Alur kerja otomatis
• Tidak ada hambatan

Peningkatan Hubungan Pemasok

• Persetujuan lebih cepat
• Pembayaran tepat waktu
• Lebih sedikit perselisihan

Akurasi Data Lebih Tinggi

• Pengurangan kesalahan manusia
• Struktur data yang konsisten
• Pelaporan yang andal

Operasi Keuangan yang Dapat Diskalakan

Sistem dapat diskalakan tanpa memerlukan peningkatan staf yang proporsional.

Mengapa Ini Penting Sekarang

Tim keuangan berada di bawah tekanan yang meningkat untuk:

• Memberikan wawasan real-time
• Mengurangi biaya operasional
• Meningkatkan akurasi

Proses AP tradisional tidak dapat memenuhi tuntutan ini.

Otomasi berbasis AI tidak lagi opsional.

Ini diperlukan untuk operasi yang kompetitif.

Perspektif Strategis

Hutang Usaha berkembang dari fungsi back-office menjadi kemampuan strategis.

Organisasi yang memodernisasi AP mendapatkan:

• Kontrol keuangan yang lebih baik
• Pengambilan keputusan yang lebih cepat
• Efisiensi operasional yang lebih baik

Keunggulan Axolt

Axolt menghadirkan:

• AI Bill Capture
• Pencocokan PO Cerdas
• Alur kerja berbasis pengecualian
• Arsitektur Salesforce native
• Visibilitas keuangan real-time

Masalah dalam Hutang Usaha bukan jumlah faktur.

Ini adalah ketergantungan pada interpretasi manual.

Dengan penangkapan berbasis AI dan integrasi native:

• Faktur diproses secara otomatis
• Tim keuangan fokus pada keputusan
• Bisnis beroperasi dengan akurasi real-time

Hutang Usaha tidak boleh menjadi hambatan.

Ini harus menjadi sumber kontrol dan wawasan.

Axolt memungkinkan pergeseran ini dengan mengubah AP dari proses manual menjadi sistem cerdas real-time yang dibangun langsung di Salesforce.