Pemfaktoran faktur, dijelaskan seperti Anda sedang sibuk (karena memang begitu)

Jika Anda menjalankan bisnis yang menjual ke bisnis lain, Anda sudah tahu bagian yang tidak nyaman: Anda melakukan pekerjaan sekarang, mengirim faktur sekarang, dan kemudian… menunggu. Tiga puluh hari. Enam puluh. Kadang sembilan puluh. Sementara itu, gaji, pemasok, bahan bakar, asuransi, dan pajak tidak dengan sopan menunggu bersama Anda.

Anjak piutang faktur ada untuk mengisi celah tersebut. Secara sederhana, ini adalah cara untuk mengubah faktur yang belum dibayar menjadi uang tunai lebih cepat dengan menjual faktur tersebut kepada perusahaan anjak piutang (sering disebut "faktor"). Faktor memberikan Anda sebagian besar nilai faktur dengan cepat, kemudian menagih pembayaran penuh dari pelanggan Anda nanti. Ketika pelanggan membayar, faktor mengirimkan Anda sisanya, dikurangi biaya mereka.

Itulah ide intinya. Segala sesuatu yang lain hanyalah "bagaimana" dan "siapa yang menanggung risiko."

Cara paling sederhana untuk membayangkannya

Katakanlah Anda mengirim faktur kepada pelanggan sebesar $10.000 dengan jangka waktu net-60. Dengan anjak piutang, Anda mungkin menerima uang muka, misalnya, $8.500–$9.500 segera setelah faktur disetujui. Faktor menyimpan "cadangan" kecil di belakang layar. Ketika pelanggan Anda akhirnya membayar $10.000, Anda mendapatkan cadangan kembali, dikurangi biaya anjak piutang dan biaya yang disepakati.

Jadi anjak piutang bukan berarti Anda memohon bank untuk cerukan yang lebih besar. Ini adalah mengubah faktur menjadi modal kerja menggunakan faktur itu sendiri sebagai mesinnya. Bagi banyak bisnis, ini lebih tidak membuat stres daripada mengejar jalur kredit, karena pendanaan tumbuh seiring dengan penjualan.

Recourse vs non-recourse: pertanyaan "siapa yang menanggung kerugian?"

Salah satu bagian paling membingungkan dari anjak piutang adalah recourse versus non-recourse. Berikut adalah versi sederhananya.

Dalam anjak piutang recourse, jika pelanggan tidak membayar dalam kondisi tertentu, risikonya dapat kembali kepada Anda. Itu mungkin berarti Anda harus membeli kembali faktur, menggantinya dengan faktur lain yang memenuhi syarat, atau membayar kembali uang muka.

Dalam anjak piutang non-recourse, faktor mengambil lebih banyak risiko kredit, biasanya terkait dengan skenario spesifik seperti kebangkrutan. Biasanya biayanya lebih mahal karena faktor mengambil risiko yang lebih besar.

Nuansa penting: "non-recourse" tidak secara otomatis berarti "Anda terlindungi untuk setiap alasan seseorang mungkin tidak membayar." Sengketa, klaim kualitas, dokumen yang hilang, dan masalah pengiriman masih dapat kembali ke penjual. Perjanjian yang baik jelas tentang apa yang sebenarnya ditanggung.

Seperti apa biaya anjak piutang sebenarnya?

Biaya anjak piutang bervariasi, tetapi sebagian besar harga dibangun dari beberapa komponen umum.

Biasanya ada biaya anjak piutang (kadang disebut biaya diskon). Ini bisa berupa persentase dari faktur dan dapat meningkat semakin lama faktur tetap tidak dibayar. Beberapa pengaturan termasuk biaya layanan tambahan, biaya transfer bank, biaya bulanan minimum, atau biaya untuk aktivitas penagihan.

Bagian yang rumit bukanlah memahami struktur biaya—tetapi mengelolanya secara akurat di seluruh volume faktur yang besar, terutama ketika perilaku pembayaran dunia nyata menjadi berantakan. Anjak piutang adalah salah satu bisnis di mana sejumlah kecil kasus tepi dapat menciptakan sakit kepala operasional yang besar: pembayaran parsial, pembayaran kurang, pembayaran gabungan yang mencakup beberapa faktur, nota kredit, sengketa, dan informasi remitansi yang terlambat.

Itulah sebabnya perusahaan anjak piutang tidak hanya memerlukan "perangkat lunak akuntansi." Mereka memerlukan disiplin proses dan otomatisasi.

Di mana anjak piutang menjadi "nyata"

Di atas kertas, anjak piutang terlihat bersih: faktur masuk, uang keluar, pelanggan membayar, tutup.

Dalam praktiknya, faktur tiba dalam berbagai format. Debitur membayar terlambat atau tidak konsisten. Pelanggan mungkin membayar $27.436,18 tanpa penjelasan yang jelas tentang faktur mana yang dicakupnya. Seseorang mengklaim pengurangan. Seseorang meminta nota kredit. Debitur lain membayar ke rekening bank yang salah. Sementara itu Anda masih perlu menghitung bunga dan komisi, melacak cadangan, memantau batas kredit, dan menjaga pelaporan Anda cukup akurat sehingga Anda benar-benar dapat mempercayainya.

Jika Anda adalah faktor, detail ini adalah bisnis. Jika Anda adalah klien, detail ini menentukan apakah anjak piutang terasa seperti alat arus kas yang lancar—atau kekusutan laporan dan kejutan yang membingungkan.

Bagaimana SOFT4Factoring membantu di tempat yang benar-benar penting

Operasi anjak piutang menjadi dapat diskalakan ketika sistem melakukan pekerjaan berulang dengan andal: memasukkan faktur, memvalidasinya terhadap perjanjian, menghitung uang muka dan biaya, melacak cadangan, mencocokkan pembayaran, dan menjaga jejak yang bersih tentang apa yang terjadi dan mengapa.

SOFT4Factoring dibangun secara khusus untuk alur kerja anjak piutang, yang merupakan perbedaan yang berarti dibandingkan dengan pengaturan AR generik atau "keuangan plus spreadsheet". Ini dirancang untuk mengelola objek anjak piutang utama—klien, debitur, perjanjian, faktur, pencairan, biaya, dan aktivitas terkait penagihan—di satu tempat, sehingga tim tidak terus-menerus merekonsiliasi antara alat yang terputus.

Beberapa contoh praktis di mana ini penting:

Jika bisnis Anda menerima faktur sebagai PDF (yang umum), kemampuan penangkapan dan pemindaian faktur mengurangi entri manual dan kesalahan yang menyertainya. Jika model harga Anda mencakup komisi dan bunga, perhitungan otomatis membuat Anda konsisten di ribuan faktur dan membuatnya lebih mudah untuk menjelaskan biaya dengan jelas kepada klien. Jika Anda mendanai klien secara sering, logika pencairan otomatis membantu memastikan Anda memberikan uang muka dalam jumlah yang tepat di bawah aturan yang tepat, tanpa seseorang melakukan matematika spreadsheet yang rapuh.

Dan jika Anda lelah dengan klien yang mengajukan pertanyaan yang sama—"apa yang telah disetujui," "apa dana saya yang tersedia," "apa yang beredar," "biaya apa yang dibebankan"—pendekatan portal klien dapat mengurangi banyak tekanan dari tim Anda sambil meningkatkan pengalaman klien.

Skenario cepat "sehari dalam kehidupan"

Bayangkan sebuah perusahaan kepegawaian melakukan anjak piutang setiap minggu. Mereka mengunggah faktur setiap Jumat. Anda menyetujui faktur yang memenuhi syarat, memberikan dana muka, dan kemudian menunggu beberapa debitur membayar dari waktu ke waktu—sering kali dengan pembayaran parsial dan catatan remitansi yang samar.

Dalam pengaturan yang dijalankan dengan baik, sistem memeriksa kelayakan faktur terhadap perjanjian, menghitung uang muka dan biaya secara otomatis, memposting pencairan dengan bersih, melacak saldo cadangan, dan mencocokkan pembayaran masuk dengan faktur seakurat mungkin sambil menandai pengecualian untuk tinjauan manusia. Tim Anda menghabiskan waktu menyelesaikan masalah nyata daripada mengejar kesalahan aritmatika dasar dan entri data.

Itulah perbedaan antara "anjak piutang yang berkembang" dan "anjak piutang yang runtuh di bawah adminnya sendiri."

Kesimpulan

Anjak piutang faktur hanyalah cara untuk dibayar lebih cepat dengan mengubah faktur yang belum dibayar menjadi uang tunai melalui faktor yang memberikan dana muka dan menagih nanti. Konsepnya mudah. Pelaksanaannya menjadi rumit karena pembayaran berantakan, biaya harus dihitung secara konsisten, dan kontrol operasional penting.

Jika Anda menjalankan bisnis anjak piutang (atau merencanakan untuk), mendapatkan sistem yang tepat sejak awal membuat perbedaan yang nyata. SOFT4Factoring dirancang untuk alur kerja anjak piutang end-to-end—penerimaan faktur, persetujuan, pendanaan, perhitungan biaya, pencocokan pembayaran, dan visibilitas untuk tim Anda dan klien Anda—sehingga janji sederhana anjak piutang ("uang tunai lebih cepat, lebih sedikit menunggu") benar-benar bertahan ketika Anda memproses faktur nyata dalam volume nyata.