Masalah pengiriman laut sering dimulai sebelum kapal meninggalkan pelabuhan. Importir kehilangan waktu ketika data kargo tidak jelas, serah terima pemasok terlambat, atau ketentuan pemesanan tidak sesuai dengan pengiriman aktual.
Freight Forwarder dapat mengurangi kesenjangan tersebut, tetapi importir tetap membutuhkan data yang bersih. ksms juga penting ketika keterlambatan jalur laut mendorong kargo tujuan AS ke jalur cadangan angkutan udara menggunakan pesawat penumpang.
Periksa Fakta Pengiriman Sebelum Memesan
Sebelum menyetujui tarif, importir harus memperlakukan data kargo sebagai titik kontrol, bukan sekadar dokumen administratif. Freight Forwarder dapat membantu membandingkan pilihan pemesanan, tetapi penawaran harga tetap bergantung pada berat, volume, waktu pengambilan, dan deskripsi kargo.
Mengonfirmasi volume dan berat kargo
CBM, berat kotor, jumlah paket, dan dimensi karton harus diperiksa sebelum pemesanan. Perencanaan LCL biasanya dimulai dari volume, sementara perencanaan FCL bergantung pada kesesuaian kontainer, batas berat, urutan pemuatan, dan penempatan kargo yang aman.
Memverifikasi tanggal pengambilan dari pemasok
Jadwal pelayaran tidak berarti banyak jika pemasok belum siap. Importir harus mengonfirmasi tanggal pelepasan dari pabrik, alamat pengambilan, status pengemasan, jendela pengiriman ke gudang, dan apakah ada barang yang masih perlu diinspeksi sebelum pengambilan.
Mencocokkan Incoterms dengan tanggung jawab pemesanan
Incoterms memengaruhi siapa yang menangani pengambilan, kepabeanan ekspor, pengiriman, asuransi, dan pengiriman ke tujuan. Ketidaksesuaian dapat membuat kedua pihak berasumsi bahwa pihak lain yang memesan langkah berikutnya, membayar biaya berikutnya, atau menyetujui dokumen berikutnya.
Pilih Mode Pemesanan yang Sesuai dengan Kargo
Penawaran harga laut yang paling murah tidak selalu merupakan pemesanan yang lebih aman. Importir harus membandingkan nilai kargo, tenggat waktu pengiriman, jumlah pemasok, risiko penanganan, dan toleransi penyimpanan sebelum memilih FCL, LCL, atau konsolidasi.
Membandingkan FCL dengan LCL
FCL lebih baik digunakan ketika kargo mengisi cukup ruang kontainer atau membutuhkan kendali pemuatan yang lebih ketat. LCL cocok untuk pengiriman yang lebih kecil, tetapi importir harus mengantisipasi penanganan tambahan, batas waktu gudang, dan perhatian lebih pada pengukuran sebelum kargo dimuat.
Menggunakan konsolidasi untuk pemasok yang tersebar
Pengiriman dari banyak pemasok menciptakan risiko waktu. Konsolidasi dapat menggabungkan lot pabrik yang lebih kecil menjadi satu muatan, mengurangi biaya asal yang berulang, dan memberi Freight Forwarder satu rencana pengiriman yang lebih jelas untuk dikelola mulai dari pengambilan, penanganan gudang, hingga pemuatan.
Rencanakan Pengiriman Cadangan Sebelum Keterlambatan Laut Terjadi
Keterlambatan jalur laut tidak selalu membenarkan pengiriman udara. Importir harus memutuskan lebih awal SKU mana yang cukup mendesak untuk dipindahkan melalui udara, pesanan mana yang bisa menunggu, dan dokumen mana yang perlu ditinjau sebelum beralih moda.
Memeriksa pemicu pengiriman udara
Rencana cadangan harus menyebutkan titik pemicu. Pemicu tersebut bisa berupa pelayaran yang terlewat, keterlambatan pelabuhan, risiko kehabisan stok, atau tanggal pengiriman ritel yang tidak bisa diundur tanpa merugikan penjualan.
Meninjau ksms untuk pengiriman udara ke AS
Untuk kargo udara tujuan AS yang mungkin diangkut dengan pesawat penumpang, ksms dapat memengaruhi pilihan jalur udara yang tersedia. Proses ksms berkaitan dengan status pengirim yang dikenal, sementara pengirim yang tidak dikenal mungkin menghadapi pilihan kapasitas yang lebih terbatas.
Hindari Kesalahan Dokumen Sebelum Batas Waktu
Masalah dokumen dapat menunda kargo meskipun ruang tersedia. Importir harus memeriksa data faktur, detail daftar pengepakan, instruksi bill of lading, informasi penerima, dan deskripsi produk sebelum batas waktu.
Mencocokkan data faktur dan daftar pengepakan
Faktur komersial dan daftar pengepakan harus memuat nama produk, kuantitas, jumlah paket, berat, dan detail pembeli yang sama. Ketidaksesuaian kecil dapat memperlambat penanganan ekspor, pemeriksaan bea cukai, atau pelepasan kargo di tujuan.
Meninjau instruksi bill of lading
Instruksi bill of lading harus diperiksa sebelum diterbitkan, bukan setelah kapal berlayar. Importir harus mengonfirmasi pengirim, penerima, pihak yang diberitahu, ketentuan pengiriman, tanda, nomor, dan alamat pengiriman akhir.
Lakukan pemeriksaan ini sebelum pemesanan final:
- Konfirmasi nama kargo, kode HS, nilai, kuantitas, dan jumlah paket.
- Cocokkan faktur komersial dengan daftar pengepakan.
- Tinjau instruksi bill of lading sebelum diterbitkan.
- Simpan bukti tertulis mengenai perubahan jadwal dan pembaruan pengiriman.
Kebiasaan yang sama membantu jika pengiriman beralih dari jalur laut ke udara. Ketika tinjauan ksms menjadi relevan, catatan pengirim yang bersih dan data kargo yang lengkap membuat diskusi pengiriman udara menjadi lebih cepat dan lebih jelas.
Jaga Komunikasi yang Jelas Setelah Pemesanan
Konfirmasi pemesanan bukanlah garis akhir. Importir harus meminta tonggak pengiriman, pengingat batas waktu, pembaruan pemuatan, status keberangkatan, pemberitahuan kedatangan, dan peringatan pengecualian dini.
Freight Forwarder harus memantau perubahan rute atau pengangkut agar importir dapat bereaksi sebelum rencana pengiriman terganggu. Importir harus menetapkan satu penanggung jawab untuk pesan pemasok, persetujuan dokumen, dan keputusan gudang.
Kesimpulan
Kesalahan pengiriman laut biasanya berasal dari detail yang lemah, bukan keberuntungan yang buruk. Data kargo yang bersih, mode pemesanan yang tepat, pemeriksaan dokumen lebih awal, dan rencana cadangan yang praktis membantu importir melindungi biaya, waktu, dan inventaris.
