12 Integrasi Zapier Terbaik untuk Mengotomatisasi Bisnis Freelance Anda

Baru jam 9:00 pagi, dan komputer Anda sudah berantakan. Notion penuh dengan deliverable aktif, Gmail dibanjiri pesan klien, faktur belum dikirim, dan Anda belum memulai pekerjaan sebenarnya yang Anda dibayar untuk melakukannya.

Membuat kewalahan, bukan? Saya pernah mengalaminya.

Itulah mengapa saya mulai membiarkan Zapier menangani bagian-bagian membosankan dari kehidupan freelance saya. Ini menghubungkan semua alat yang saya gunakan dan mengotomatisasi tugas-tugas berulang, menghemat waktu dan energi saya untuk pekerjaan kreatif.

Dalam artikel ini, saya akan memperkenalkan Anda pada integrasi Zapier terbaik untuk freelancer dan bagaimana mereka dapat merampingkan alur kerja Anda, menghemat berjam-jam pekerjaan manual.

Apa itu integrasi Zapier?

Integrasi Zapier menghubungkan semua aplikasi yang Anda gunakan sebagai freelancer — dari Gmail dan Notion hingga Slack dan Google Drive — sehingga mereka dapat bekerja sama secara otomatis. Ini seperti asisten digital yang menangani tugas-tugas administrasi berulang sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan teknis yang membayar Anda.

Untuk mewujudkan ini, aplikasi yang terhubung mengikuti sistem "trigger-and-action" sederhana. Yaitu, ketika sesuatu terjadi di satu aplikasi (trigger), Zapier membuat sesuatu yang lain terjadi di aplikasi lain (action). Setiap alur kerja otomatis ini disebut zap.

Begini cara kerjanya: misalnya Anda ingin mengotomatisasi konfirmasi pertemuan klien, Anda dapat membuat Zap yang dipicu ketika klien memesan pertemuan melalui Calendly, kemudian mengirimkan email konfirmasi kepada Anda berdua.

Integrasi Zapier terbaik untuk freelancer

1. Kualifikasi prospek baru
2. Jadwalkan pertemuan klien
3. Otomatisasi onboarding klien
4. Buat proyek dan tugas
5. Ubah email menjadi tugas dan to-do
6. Sinkronkan catatan dan deliverable di berbagai alat
7. Lacak jam kerja yang dapat ditagih
8. Buat dan kirim faktur
9. Kelola keuangan Anda
10. Kirim email tindak lanjut
11. Otomatisasi posting media sosial
12. Organisir dan cadangkan file Anda

Zapier membuat freelancing lebih mudah dengan menghubungkan alat-alat Anda untuk mengotomatisasi tugas-tugas di atas. Berikut adalah rincian dari 12 integrasi terbaik yang ditawarkan Zapier untuk menyederhanakan alur kerja Anda dan membantu Anda mengelola waktu dengan lebih baik.

1. Kualifikasi prospek baru

Pertanyaan klien baru terasa menarik sampai Anda menyadari kebanyakan dari mereka tidak tahu apa yang mereka inginkan atau tidak mampu membayar layanan Anda. Menyortir tumpukan pertanyaan hanya untuk menemukan beberapa, atau bahkan tidak ada, yang cocok bisa membuang-buang waktu dan mengecewakan. Anda dapat mencegah ini dengan mengotomatisasi proses kualifikasi prospek dengan Zapier.

Misalnya, Anda dapat membuat zap yang mengirimkan pertanyaan Typeform baru langsung ke Airtable atau Google Sheets. Dari sana, Zapier dapat secara otomatis memfilter anggaran yang masuk akal atau proyek yang relevan berdasarkan jawaban yang mereka kirimkan. Anda bahkan dapat mengaturnya untuk mengirim email tindak lanjut ke prospek yang memenuhi syarat melalui Gmail.

Contoh Zap:

• Typeform → Google Sheets → Gmail
• Jotform → Google Sheets → Slack
• Typeform → Airtable

2. Jadwalkan pertemuan klien

Bolak-balik yang terjadi dengan penjadwalan pertemuan klien bisa sangat menyebalkan. Anda mengirimkan waktu yang tersedia, mereka memilih waktu lain, kemudian seseorang membatalkan pada menit terakhir atau meminta penjadwalan ulang. Untungnya, Zapier menawarkan integrasi yang membuat penjadwalan pertemuan menjadi lebih mudah.

Misalnya, Anda dapat menambahkan zap yang menghasilkan tautan Zoom ketika klien memesan slot, menambahkan pertemuan ke Google Calendar Anda, dan meneruskan email konfirmasi kepada Anda berdua. Jika klien menjadwal ulang, semuanya diperbarui secara otomatis.

Contoh Zap:

• Calendly → Zoom → Google Calendar
• Google Calendar → Slack → Gmail
• Acuity Scheduling → Notion

3. Otomatisasi onboarding klien

Proses onboarding klien Anda seharusnya tidak berarti kekacauan email, tautan yang dibagikan, dan penjelasan berulang. Dengan Zapier, Anda dapat memulihkan jam-jam yang dihabiskan untuk mengirim pesan selamat datang, membuat folder proyek, dan berbagi dokumen onboarding.

Misalnya, Anda dapat membuat zap yang mengirimkan email selamat datang otomatis segera setelah klien menandatangani proposal Anda di DocuSign, membuat folder proyek baru di Google Drive, dan menambahkan detail mereka ke Trello atau Notion untuk pelacakan.

Contoh Zap:

• DocuSign → Gmail → Google Drive →Trello
• Dropbox sign → Notion → Slack
• Google Forms → Google Drive → ClickUp

4. Buat proyek dan tugas

Membuat tugas secara manual dan mengorganisir proyek baru membutuhkan waktu, terutama ketika Anda menangani beberapa klien. Menariknya, Zapier dapat membantu. Dari menyiapkan papan Trello hingga menambahkan tenggat waktu dan memperbarui kalender, semuanya dapat diotomatisasi hanya dengan satu zap.

Misalnya, Zapier dapat secara otomatis menambahkan kartu Trello baru atau tugas Asana setiap kali klien mengisi formulir proyek atau menyetujui brief.  Selain itu, dapat menandai nama proyek, menetapkan tenggat waktu, dan memperbarui Google Calendar Anda agar semuanya tetap sinkron.

Contoh zap:

• Typeform → Trello → Google Calendar
• Notion → ClickUp → Slack
• Google Forms → Asana → Gmail

5. Ubah email menjadi tugas dan to-do

Permintaan klien dapat dengan mudah hilang dalam kotak masuk yang penuh dengan newsletter dan tindak lanjut. Dan sebelum Anda menyadarinya, Anda melewatkan tenggat waktu. Untungnya, Zapier memperbaiki ini dengan secara otomatis mengubah email penting menjadi tugas yang dapat Anda lacak dengan mudah.

Misalnya, Anda dapat mengatur zap yang membuat tugas baru di Todoist atau Notion setiap kali Anda memberi bintang atau memberi label email sebagai "Action Needed" di Gmail. Anda juga dapat menyertakan tenggat waktu atau pengingat.

Contoh zap:

• Gmail → Todoist → Slack
• Outlook → Notion → Google Calendar
• Gmail → ClickUp → Google Tasks

6. Sinkronkan catatan dan deliverable di berbagai alat

Menjaga catatan, draf, dan deliverable Anda tetap konsisten di berbagai alat bisa melelahkan. Tapi Zapier dapat menyinkronkan materi di semua aplikasi Anda.

Misalnya, Zapier dapat secara otomatis menyimpan catatan atau file Notion baru ke Google Drive, kemudian mengirim notifikasi Slack ketika pembaruan terjadi.

Contoh zap:

• Notion → Google Drive → Slack
• Evernote → Dropbox → Gmail
• Google Docs → Notion → Slack

7. Lacak jam kerja yang dapat ditagih

Melacak berapa banyak waktu yang sebenarnya Anda habiskan untuk sebuah proyek tidak selalu mudah. Jam yang dihabiskan untuk penelitian, brainstorming sudut, dan peralihan konteks sering tidak diperhitungkan. Untuk memperbaiki ini, Zapier menghubungkan aplikasi pelacakan waktu Anda ke semua alat yang Anda gunakan dan secara otomatis mendokumentasikan alur kerja Anda dari ideasi hingga penyelesaian.

Misalnya, Zapier dapat mencatat setiap entri waktu baru dari Toogl Track atau Clockify ke Google Sheets, bersama dengan catatan tentang apa yang sedang Anda kerjakan. Anda bahkan dapat mengirim ringkasan harian ke Notion atau Slack untuk melihat dengan tepat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk penelitian, brainstorming, dan pengiriman.

Contoh zap:

• Toggl Track → Google Sheets → Slack
• Clockify → Notion → Gmail
• Harvest → Google Sheets → Notion

8. Buat dan kirim faktur

Salah satu momen terbaik dalam freelancing adalah ketika hari gajian sudah dekat. Namun, membuat dan mengirim faktur dapat dengan cepat merusak kegembiraan itu. Menariknya, Zapier melindungi kegembiraan Anda dengan mengotomatisasi seluruh proses pembuatan dan pengiriman faktur, dan Anda

Misalnya, Anda dapat menambahkan zap yang secara otomatis membuat faktur di FreshBooks setiap kali Anda menandai kartu Trello sebagai "Done". Kemudian mengirimkan faktur ke klien Anda melalui Gmail dan mencatat rekamannya di Google Sheets untuk pelacakan.

Contoh zap:

• Trello → FreshBooks → Gmail
• Notion → Wave → Google Sheets
• Asana → QuickBooks → Slack

Kelola keuangan Anda

Sebagai freelancer, kita memakai semua topi, bahkan topi akuntan. Melacak pembayaran, mencatat pengeluaran, dan mengelola arus kas bisa melelahkan, terutama dengan beberapa klien dan platform pembayaran. Zapier menghilangkan kerumitan dari pembukuan Anda dan mengotomatisasi sisi keuangan bisnis freelance Anda.

Sebagai contoh, Anda dapat mengatur Zapier untuk secara otomatis mencatat setiap transaksi PayPal di QuickBooks atau Google Sheets, kemudian mengirim notifikasi Slack atau peringatan Gmail sehingga Anda selalu tahu kapan uang masuk dan keluar.

Contoh zap:

• PayPal → QuickBooks → Slack
• Stripe → Google Sheets → Gmail
• Expensify → Notion → Google Sheets

10. Kirim email tindak lanjut

Tindak lanjut bisa sulit dikelola; mengingat siapa yang harus ditindaklanjuti